Quickstart ict – inkopen met impact

Van automonteur tot bankier, vrijwel niemand kan meer werken zonder een computer. Om een instructie te downloaden, de route te zoeken of voor een online vergadering. Onze samenleving en ons werk digitaliseren steeds verder. We zien digitalisering niet alleen als een voorwaarde voor werk, maar ook als een sleutel om maatschappelijke vraagstukken, zoals bijvoorbeeld de klimaatopgave, aan te kunnen.

Om die voortschrijdende digitalisering mogelijk te maken kopen organisaties steeds meer hardware, software en ICT-diensten in. Denk bijvoorbeeld aan werkplek-ICT als toetsenborden, muizen, schermen, laptops en desktops, maar ook mobieltjes, printers, wifi en bekabeling om alles te verbinden. Niet te vergeten: de servers waarop al die data die we verzamelen staat en wordt verwerkt x, in-house of in een datacenter.

Weetje: Met ruim 160 voetbalvelden aan opgestelde servers en een jaarlijkse groei van 10% is Nederland is nummer één datacenterhub in Europa, met het zwaartepunt in de Metropoolregio Amsterdam (MRA).

Welke impact zou je kunnen maken?

Deze fysieke kant van onze digitale wereld verbruikt veel energie en materialen. Energie in de gebruiksfase maar ook in de productiefase. Nieuwe apparaten zijn vaak energie-efficiënter, maar ze moeten wel eerst geproduceerd worden.

Bron: The Shift Project (2019)

De korte afschrijvingstermijn – 3 jaar voor nieuwe laptops en desktops, 4-5 jaar voor nieuwe smartphones en dataservers in de zakelijke markt – zorgt ervoor dat er voortdurend nieuwe aanvoer van ICT-producten nodig is. Zo raken grondstoffen snel op. Voor de kritieke metalen is al bekend op welke termijn dit is. Het gaat bovendien om grondstoffen waarvoor bij de winning mensenrechten worden geschonden, waarvan de beschikbaarheid beperkt is en de leveringsrisico’s steeds groter worden. Daarbij worden deze materialen ook gebruikt in bijvoorbeeld de groeiende markt van elektrische auto’s, zonnepanelen en windmolens. De digitaliseringsambities van Nederland komen in de knel als we het gebruik van kritische grondstoffen niet omlaag krijgen.

Bron: European Commission.

Door korte afschrijvingstermijnen ontstaat veel ICT-afval: dagelijks wel vijf vrachtwagens vol. Niet alleen laptops en telefoons worden te snel afgedankt, elk jaar verdwijnen ook een half miljoen dataservers in de prullenbak. En deze prullenbak staat vaak in Afrika of Azië, waar bij het storten giftige stoffen vrijkomen.

Tegelijkertijd is deze stroom  voortijdig afgedankte hardware zo groot, dat het haalbaar zou moeten zijn om er circulaire verdienmodellen aan te koppelen. Bijvoorbeeld het refurbishen (opknappen met oorspronkelijke garantie erbij) van telefoons. Mooi werk voor hoogopgeleide ICT-ers in en om een metropool als Amsterdam. Maar ook urban mining, waarbij waardevolle materialen uit de ICT-afvalberg gehaald worden is een (hetzij langzaam) groeiende markt.

Waar kan je aan de slag om impact te maken?

Op de R-ladder die speciaal voor ICT is opgesteld, zie je in een oogopslag welke acties je als inkopende organisatie kunt nemen.

Digiminderen staat met stip op 1. Door ICT langer te gebruiken, is er minder energie en materiaal nodig in de productiefase. Bestaande laptops langer gebruiken levert bijvoorbeeld méér CO₂-besparing op dan vervanging door energiezuinigere nieuwe laptops. En kijk ook eens kritisch of je met minder apparatuur toe kan, die je dan misschien wel intensiever gebruikt. Is een printer op elke verdieping echt nodig? Geven grotere beeldschermen echt meerwaarde? Kunnen desktops door een andere kantoorbezetting elke dag gebruikt worden? En is alle data en software die je tot je beschikking hebt nog relevant en nodig? Het fijne van digiminderen is dat het direct kosten bespaard en dat de economische waarde van wat je wel gebruikt hoog is.

De gebruikstermijn wordt nu onder andere ingegeven door trends, verbeterde features en snel veranderende gebruiksmogelijkheden. Maar veelal ook door een ingesleten idee van afschrijving. De ‘economische levensduur’ die hierdoor ontstaat is vaak korter dan de technische levensduur van apparatuur. Wil je langer doen met bestaande spullen, dan moet je wel je collega’s overtuigen. Zij scheppen nu misschien op over een nieuwe gadget of programma, terwijl ze straks een jaartje langer moeten doorwerken op hun laptop. Zeker bij organisaties die werken met ‘bring your own device’ vraagt dit een mentale omslag. En systeembeheerders zullen zich moeten inzetten om oudere apparatuur in de lucht te houden of goede onderhoudscontracten af te sluiten. Waarschijnlijk is hiervoor extra kennis en opleiding nodig en zeker een stevige houding ten opzichte van leveranciers die vaak technische ‘houdbaarheidsdatum’ zullen benadrukken. Met interne weerstand kunnen je communicatiecollega’s je vast helpen, bijvoorbeeld met een interne campagne.

Op veel apparaten, waaronder dataservers, zit een eco-instelling waarmee het energieverbruik kan worden geoptimaliseerd. Deze wordt nog lang niet altijd gebruikt uit angst voor een slechtere performance. Uit een aantal pilots van LEAP hebben we inmiddels kunnen concluderen dat met de eco-instelling op dataservers, die vaak eenvoudig is aan te zetten, de performance net zo goed is en zo’n 10% energie wordt bespaard. Om je te helpen is er samen met hard- en software leveranciers een Happy Flow handleiding (v1.0) ontwikkeld met stappen die je kunt zetten om de eco-instelling in te stellen.

As a service-modellen

In plaats van spullen zelf in eigendom nemen, kan je ook overwegen om deze te leasen of te huren. Als je betaalt voor het gebruik (pay per use / seat) of ICT as a service afneemt, laat je energieverbruik onderhoud, eigendom, beheer en service bij een externe gespecialiseerde club liggen. Zij hebben er baat bij om te sturen op een laag energieverbruik, een lang gebruik en een hoge restwaarde aan het einde van de gebruiksfase. Om met impact te ‘kopen’ is het ook hier van belang goede criteria te hanteren bij selectie en in contractuele afspraken. Afspraken over het soort energiegebruik, het hanteren van de eco-instelling, langere levensduur van de hardware of wat er na vervanging van appratuur gebeurt met de spullen. Er zijn zelfs al mogelijkheden om toekomstig circulair gebruik contractueel vast te leggen.

Bovendien kan je met zo’n gebruikscontract makkelijk op- of afschalen als je organisatie groeit of krimpt. En dat scheelt een hoop. Net als bij een feestje thuis koop je makkelijk te veel in. Je wilt niet zonder komen te zitten. Van eigen dataservers wordt tot 60% teveel aangeschaft en staan er veel onnodig te draaien, schatten experts uit de sector in. Kies je voor platform as a service dan koop of lease geen hardware maar alleen clouddiensten. Deze draaien vaak op servers in energie-efficiënte (hyperscale) datacenters.

Let wel op: er kan een perverse prikkel ontstaan. Door de efficiency van hyperscales zijn deze ook relatief goedkoop voor hun klanten. Dat zorgt ervoor dat er nauwelijks een rem is om data op te slaan en te gebruiken. Waardoor de wereldwijde datagroei – en daarmee verbonden energie- en materiaalgebruik – alleen maar harder lijkt te gaan.

Om een idee te krijgen wat de milieueffecten zijn voor de verschillende scenario’s op de R-ladder voor ICT, kijk dan eens naar deze rekentool van PianoO, waarmee de vermeden CO2 en de bespaarde materialen inzichtelijk worden. Dit helpt zeker als je organisatie bijvoorbeeld al stuurt op CO2 afspraken.

Nieuwe hardware? Maar dan wel goed!

Moet je toch andere apparatuur willen kopen, dan kun je twee kanten op. Is het bijvoorbeeld mogelijk om met refurbished of tweedehands telefoons of computers de gewenste kwaliteit te leveren aan je organisatie? Er zijn gespecialiseerde bedrijven die slim meedenken en ‘op maat’ bedrijven ontzorgen. Zij springen slim in op het matchen van specifieke vraag en aanbod, dat vaak door leveranciers van hardware niet in hun business model past. Helaas ontbreekt nog een goede zakelijke marktplaats voor tweedehands digitale apparatuur voor inkopers die de kennis hebben om dit zelf te (willen) doen. MKB-ers kunnen misschien via marktplaats.nl of lokale aanbieders voldoende vinden, voor grotere organisaties is dit een minder vanzelfsprekende weg.

Of is er nieuwe energiezuinige apparatuur die modulair, flexibel en repareerbaar ontworpen is op de markt? Hét voorbeeld hiervan is Fairphone. Fairphone houdt per component de levensduur in de gaten en een product is niet stuk als één onderdeel het begeeft. Dell legt het zo uit: door flexibel en modulair productontwerp in combinatie met een functionele uitvraag kun je bestaande hardware meebewegen met je behoeftes en heb je niet voortdurend nieuwe spullen nodig. Bovendien betaal je dan niet voor onderdelen die je helemaal niet nodig hebt, zoals een geavanceerde videochip in een standaard off-the-shelf beeldscherm. Via Ifixit kan je de repareerbaarheid goed vergelijken.

Niet alleen componenten wil je één voor één kunnen vervangen, ook de materialen in de componenten wil je weer uit elkaar kunnen halen. Snoertjes waar geen lijm zit tussen kabel en omhulsel bijvoorbeeld. Dit verbetert de mogelijkheden voor urban mining en recycling. Fairphone werkt bijvoorbeeld in de ontwerpfase van hun producten samen met recyclers. Op het moment dat componenten niet herbruikbaar zijn, zorgen ze er zo samen voor dat de terugwinning van materialen zo makkelijk mogelijk gaat.

In alle gevallen kies je natuurlijk energiezuinige apparaten. Er bestaat (nog) geen Europees Energielabel voor ICT, wel voor televisies. De EU-VS samenwerking rondom het Energy Star keurmerk is verlopen, maar je kunt nog steeds kiezen voor apparatuur die op die manier getest is.

Vergeet niet de impact van het vervoer mee te nemen. Leveranciers die met schone en stille voertuigen rijden, vrachten bundelen én zorgen dat ze ook op de terugweg vol rijden, hebben een streepje voor. Je kunt dit stimuleren door informatie over de manier van leveren te vragen, maar ook door zelf met een goede planning het aantal service- en leveringsmomenten terug te brengen.

Afdanken in stijl

Bij inkoop denk je misschien niet aan afdanken, maar dat hoort er in onze ogen wel bij. Bij een integrale benadering zijn functionele eisen, duurzaamheid over de hele levensduur, leveringen en sociale aspecten allemaal belangrijk en wordt er al aan de voorkant een goede afweging gemaakt. Het handigste is om potjes voor investering, onderhoud en afdanken op een slimme manier bij elkaar te leggen. Met zo’n integrale aanpak kun je wellicht over de hele levensduur geld besparen, zelfs als de investering aan de voorkant wat hoger is. Dat vraagt wel dat inkopers, ICT-ers, boekhouders, managers maar ook de MVO-adviseur echt met elkaar samenwerken, goed opgeleid zijn en van een betrokken directie incentives krijgen op hun (gezamenlijke) bijdrage aan performance, duurzaamheid en sociale aspecten.

Veel leveranciers hebben inmiddels terugnameprogramma’s. Ze passen de afgedankte apparatuur aan de nieuwste standaarden voor ze weer de verkoop in gaan. Maak hierover afspraken. Maar ook over wat er gebeurt met appratuur die niet meer te hergebruiken is. Zo voorkom je dat het alsnog in de openlucht wordt verbrand in ontwikkelingslanden. Zeker bij leaseconstructies wordt een groot deel teruggenomen en zien leveranciers hierdoor ook intern een toenemende aandacht voor een circulair ontwerp. Ook boekhoudkundig is er inmiddels een internationale standaard voor leasen.

Gaat je apparatuur toch bij het afval? Lever het dan in via WeCycle of kies dan voor een gespecialiseerde inzamelaar met een WEEElabex certificering die nog zoveel mogelijk materialen en componenten eruit haalt, voor dit op de stort of in de verbrandingsoven belandt.

Wil je verder lezen of een bijdrage leveren aan een duurzame ICT-sector?

Stimular heeft een flink aantal maatregelen die je kunt nemen op een rij gezet. Van energiezuinige ICT tot energiezuinig ICT gedrag.

Leveranciers geven ook aan dat circulaire inkoopcriteria nog vaak onduidelijk zijn, of nauwelijks meetellen in de beoordeling. Met LEAP werken we aan harmonisatie en willen we circulaire ICT en dataservers toegankelijk maken voor inkopers. Koop je veel ICT in, dan nodigen we je van harte uit om hieraan mee te werken.

Ben je geïnspireerd door de LEAP pilots aan de slag gegaan om bestaande servers energiezuiniger te laten draaien? Laat het ons weten!

Heb je behoefte aan een rekentool om de milieu effecten – zoals vermeden CO2 en vermeden materiaal – van verschillende scenario’s te vergelijken? Kijk dan bij deze link. Deze tools zijn opgesteld door RIVM.

Als (semi-)overheid kunt je ook aansluiten bij de big buyer group van Pianoo.

Wil je als enthousiasteling of als consultant een organisatie meekrijgen in het verduurzamen van ICT? Jelle Westervaarder geeft tips die rekening houden met de duurzaamheidsvisie en adaptiviteit van een organisatie.

Wil jouw organisatie meedoen met een van de volgende Impacttracks, of heb je aanvullingen of voorbeelden die goed passen bij deze quickstart, stuur dan een mail naar inkopenmetimpact@amecboard.com.