Het mooiste moment uit de transitie tot nu toe? Daar hoeft Susanne Balm, projectleider duurzame stadslogistiek bij de Hogeschool van Amsterdam, niet lang over na te denken. “De persbijeenkomst in 2017, waar we publiek uitdroegen dat we niet alleen onderzoek deden naar duurzame stadslogistiek maar ook zelf hard aan de duurzame bevoorrading van de HvA-UvA werkten. Het College van Bestuur was daar ook bij aanwezig en we riepen ook andere partijen binnen de Knowledge Mile op zich aan te sluiten. Voor mij kwam op die dag veel samen.”

Sinds 2014 houd je je bij de HvA met dit onderwerp bezig. Daarvoor was je bij TNO consultant duurzame transport en logistiek. Wat spreekt je zo aan in dit onderwerp?

“Logistiek en de stad hebben altijd mijn interesse gehad. Hoe verdeel je vraag en aanbod rondom mobiliteit en de openbare ruimte zo goed mogelijk? Dat vind ik een reuze-interessant vraagstuk. Ik woon zelf vlakbij de Knowledge Mile en stapte van TNO over naar de HvA om meer met mijn eigen stad bezig te kunnen zijn.”

“Het concept dat je goederen op een hub kunt bundelen en ze dan van daaruit naar verschillende locaties vervoert bestaat al heel lang en daar is ook al veel onderzoek naar gedaan.”

In het rapport Aan de slag met duurzame bevoorrading doe je verslag van vijf jaar onderzoek naar duurzame logistiek voor de UvA-HvA. Het aantal gereduceerde kilometers voor leveringen ligt tussen de 50.000 en 100.000 kilometer per jaar. Het aantal aflevermomenten is verminderd met 15 tot 20 procent. Dat komt onder meer doordat jullie nu vijf productgroepen op een centraal punt laten afleveren, die van daaruit verder worden verspreid. Je hebt dit het UvA-HvA-model gedoopt. Wat is de kern van dat model?

“Het concept dat je goederen op een hub kunt bundelen en ze dan van daaruit naar verschillende locaties vervoert bestaat al heel lang en daar is ook al veel onderzoek naar gedaan. De essentie van ons model is dat wij als grote inkoper aan onze leveranciers hebben gevraagd dit te gaan doen en ze in contact hebben gebracht met partijen die hen konden helpen, maar dat wij verder niets voor ze hebben geregeld. Onze opdracht was: het hoeft niet per se goedkoper, maar wel duurzamer. Dat was voor sommige partijen een zoektocht, anderen vonden het fijn dat we het vroegen. Die hadden dit extra zetje nodig. Sommige leveranciers zijn we iets tegemoet gekomen: bijvoorbeeld door andere leveringsvoorwaarden iets te versoepelen of ze tijdelijk iets meer te betalen.”

Op welk ander resultaat ben je trots?

“Dat inkopers van de HvA-UvA nu zelf stilstaan bij de logistieke impact van wat ze inkopen. Wat daarbij hielp is dat de directeur Facility Services vanaf het begin enthousiast was hierover. Dat commitment van bovenaf — dus ook dat de College van Bestuur bij dat persmoment aanwezig was — is wel een basisvoorwaarde voor zo’n transitie, anders wordt het moeilijk om de urgentie vast te houden. Door dat commitment kon ik goed samenwerken met de inkopers en contractmanagers die de aanbestedingscriteria schrijven.”

“Wat ik ook bijzonder vind is dat we dit zonder interne en externe subsidies hebben kunnen doen. Ik wilde eigenlijk wel intern budget aanvragen, maar bij Facility Services zeiden ze: dat geld moet naar onderwijs. Bovendien was het doel dat er simpelweg een business case zou komen voor deze manier van werken. Zonder al die subsidies hadden we veel vrijheid en konden we continu bijsturen als de transitie daarom vroeg. We hoefden niet de hele tijd handtekeningen te vragen of tussentijds voortgangsrapportages op te leveren.”

“Met cijfers kun je laten zien hoe omvangrijk de logistieke impact eigenlijk is. Bij sommige organisaties haal je dit soort data in een gesprek van een uur boven tafel, soms moet je alle inkoopstromen zorgvuldig onder de loep nemen.”

Voor de transitie die jullie doorlopen zijn tal van deelonderzoeken gedaan. Jullie deden met behulp van studenten bijvoorbeeld een leveranciersonderzoek waaruit bleek dat leveranciers jaarlijks 2,8 miljoen kilometer rijden voor het leveren van goederen en diensten aan de UvA-HvA.

“Klopt. Dit soort cijfers heb je nodig om bewustwording binnen je organisatie te realiseren. Met cijfers kun je laten zien hoe omvangrijk de logistieke impact eigenlijk is. Bij sommige organisaties haal je dit soort data in een gesprek van een uur boven tafel, soms moet je alle inkoopstromen zorgvuldig onder de loep nemen. Bij onze transitie zijn veel van die onderzoeken door studenten gedaan. Dat was voor ons als hogeschool natuurlijk makkelijk, maar ook andere organisaties kunnen studenten inzetten voor dit soort onderzoeken. Die worden dan begeleid door ons en zo kunnen we kennis stapelen en ontwikkelen. Neem hierover gerust contact met me op.”

Wat zou je met de kennis van nu anders doen?

“We hebben ons bij het bundelen van de goederenstromen allereerst vooral gericht op de distributie tot aan de deur. Daarmee gingen we eraan voorbij dat de inpandige distributie ook nog een belangrijk proces is. Hoe minder levermomenten, hoe groter het aantal spullen dat je in een keer bezorgd krijgt. Daar kregen we wel wat negatieve reacties over: die spullen moet je kwijt kunnen, in de lift, in de voorraadkasten. Bij de gemeente Amsterdam zijn we toen met een project gestart waarin we dit wel meenamen. Studenten onderzochten de optimale leverfrequentie: die is afhankelijk van de locatie, de inrichting van de straat, maar ook van het gebouw zelf. Dat is dus nog wel een behoorlijke puzzel.”

“Ik denk dat de Board naast haar rol als initiatiefnemer van de Green Deal ZES in de MRA, óók daarin een grote rol kan spelen.”

Jullie kunnen als grote instelling in de Metropool Amsterdam flink wat massa maken. Welke stappen zijn er volgens jou nodig om Inkopen met Impact in de Metropool Amsterdam een verdere impuls te geven?

“Mensen vinden over het algemeen niet zoveel van logistiek, dat maakt dit een lastig onderwerp. Dat merk ik ook bij managers duurzaamheid bij grote bedrijven. Die doen liever iets met zonnepanelen, of regelen hun catering lokaal. Hotels doen het liefst duurzame dingen die direct zichtbaar zijn voor gasten. We hebben aansprekende voorbeelden nodig die gedeeld moeten worden. Ik denk dat de Board naast haar rol als initiatiefnemer van de Green Deal Zero Emissie Stadslogistiek in de MRA, óók daarin een grote rol kan spelen.

“Verder helpt het als we ons richten op gebieden waar de bereikbaarheid slecht is — al dan niet tijdelijk — en/of waar de gemeente plannen heeft voor autoluwe gebieden. Daar zullen inkopers meer urgentie voelen om aan de slag te gaan dan op de plekken in de stad die goed bereikbaar zijn.”

“Als inkoper moeten wij nu nog te vaak bepaalde dingen eisen. Ik zou graag zien dat duurzame logistiek straks geen moetje meer is voor leveranciers, maar dat ze met elkaar gaan concurreren op basis van hun logistieke concept.”

Wanneer is voor jou de inkooptransitie van de UvA-HvA geslaagd?

“Als inkoper moeten wij nu nog te vaak bepaalde dingen eisen. Ik zou graag zien dat duurzame logistiek straks geen moetje meer is voor leveranciers, maar dat ze met elkaar gaan concurreren op basis van hun logistieke concept.”

Doe mee!

Doe mee met het inkopen van duurzame producten & diensten in de Metropool Amsterdam en sluit je aan bij ons netwerk om te zorgen voor voldoende schaal, gezamenlijke inkooptrajecten  en het delen van ervaringen. Interesse? Neem contact op met Richard Hoving of Claire Teurlings

Inkopen met Impact

Met elke euro die je als organisatie uitgeeft aan producten en diensten, heb je de keuze voor het duurzamer, eerlijker of innovatiever alternatief. Daarmee is inkopen een belangrijke driver voor een slimme, groene en gezonde toekomst van de Metropool Amsterdam. Systemen en gewoontes worden zo doorbroken. ‘

Lees meer

Dit is deel 4 uit een reeks artikelen over Inkopen met Impact

Lees meer over waarom de Board anders inkopen stimuleert
Inkopen van beschermende kleding in de zorg
Mindchange is essentie voor een circulaire en klimaat neutrale economie