Werk maken van fietsen

Werk maken van fietsen is een van de vier thema’s van de Green Deal Fiets. Dit ambitieuze programma stimuleert fietsgebruik in de Metropool Amsterdam en is een initiatief van Amsterdam Economic Board i.s.m. MRA Bureau, Vervoerregio en BYCS. Andere thema’s zijn het bundelen van fietskennis, meer jongeren op de fiets krijgen en meer fietsservicepunten in de regio.

Bij de inspiratiesessie zijn hr-managers, beleidsadviseurs duurzame mobiliteit en arbeidsvoorwaarden van bedrijven, gemeenten, netwerkorganisaties en kennisinstellingen aanwezig. Ongeveer de helft is al aan de slag met een fietsplan en een kwart overweegt het.

Gratis fietsplanadvies

Wat is ervoor nodig om een fietsregeling aan medewerkers aan te bieden? Daarover vertelt Rein Aarts, directeur van Breikers. Zijn netwerk- en adviesorganisatie helpt werkgevers in de Metropool Amsterdam kosteloos bij hun transitie naar slimme & duurzame mobiliteit. Breikers wordt daarvoor betaald vanuit het programma Samen Bouwen aan Bereikbaarheid. “In de Metropool Amsterdam worden veel nieuwe woningen gebouwd, maar voor meer infrastructuur is niet echt ruimte. We moeten dus op zoek naar slimme oplossingen en wij helpen daarbij”, legt Aarts uit.

Breikers maakt daarvoor eerst een analyse van de manier waarop medewerkers reizen en onderzoekt welke kansen er daar liggen. “We kunnen bijvoorbeeld laten zien wat het oplevert, maar ook kost als iedereen die binnen vijftien kilometer van zijn werk komt met de fiets komt. Het levert meer vitaliteit op, maar je hebt dan bijvoorbeeld ook meer fietsparkeervoorzieningen nodig is.”

Breikers ondersteunde al meer dan 300 organisaties in de Metropoolregio, onder meer met een campagne om mensen aan het fietsen te krijgen. Wat partijen doorgaans het lastigst vinden is het opzetten van een goede fietsregeling, zegt Aarts. “De bijtelling voor een leasefiets goed administreren kan ingewikkeld zijn. En partijen vergeten soms ook dat je buiten de arbeidsvoorwaarden ook dingen kunt regelen. Soms helpt het om creatief te zijn. Een van de bedrijven waarvoor wij werkten stelde op een gegeven moment gewoon tien elektrische fietsen beschikbaar voor medewerkers. Die fietsen waren binnen no time weg.”

Download hier de whitepaper Volop fiscale mogelijkheden voor fietsstimulering van Breikers.

Fietsadministratie

Met de administratieve en arbeidsvoorwaardelijke kant heeft Mark Danhof, manager bij Lease a Bike veel ervaring. “De fiets is hot, helemaal nu we sinds twee jaar ook de leasefiets hebben”, zegt Danhof. “Werknemers die hiervoor kiezen doen dat vaak zodat ze geen grote uitgave in een keer hoeven doen of vanwege het fiscale voordeel. Zeven op de tien medewerkers met een leasefiets zegt nu vaker naar het werk te fietsen en een groot deel gaat ook privé meer fietsen.”

Leasefietsende werknemers geven hun werkgever gemiddeld een 8,6 voor het fietsplan. Maar er is meer, zegt Danhof. “Een leasefiets aanbieden is vanuit duurzaamheid natuurlijk interessant, maar ook omdat je er fittere en loyalere medewerkers voor terugkrijgt. Daarnaast bespaar je op parkeer- en benzinekosten.”

Werkgevers mogen sinds 2020 een leasefiets aanbieden. Daarbij kunnen ze zelf voor de fiets betalen, het een gedeelde investering maken of de leasefiets alleen faciliteren. In dat laatste geval kost het de werkgever niets en betaalt de werknemer zelf de leasekosten en de bijtelling van 7 procent. Die werknemer heeft dan wel een fiscaal voordeel.

De leasefiets is sowieso interessant voor mensen die nu een lease-auto hebben, die nu met met ov-reizen en voor mensen die geen kilometervergoeding krijgen. Wanneer iemand nu een kilometervergoeding krijgt is het of het interessant is afhankelijk van de woon-werkafstand, de prijs van de fiets en het aantal dagen dat de werknemer fietst. Voor de dagen dat die persoon met de fiets komt krijgt hij namelijk een bruto- en geen nettovergoeding.

Daarover komt ook een vraag van de deelnemers. “Je kunt een vaste afspraak maken met medewerkers over hoe vaak ze fietsen, maar van de belastingdienst moet je dat controleren. Hoe doe je dat?”

Dat is afhankelijk van de inspecteur, zegt Danhof. “Wij hebben nu zo’n 5.000 bedrijven hiermee geholpen. Onze ervaring is dat de meeste belastinginspecteurs hier op een pragmatische manier mee omgaan. Het is dus vooral belangrijk dat je hier met je werknemers duidelijke afspraken over maakt.” Richard Hoving, vanuit de Board lead van de Green Deal Fiets, weet dat deze lacune in de regelgeving inmiddels ook in politiek Den Haag besproken wordt.

In de praktijk

Hoe het introduceren van een nieuw fietsplan in de praktijk uitpakt vertelt Josine Brandt, hr-manager bij Van Tilburg-Bastianen, een Brabants familiebedrijf, importeur van Pon-merken en aanbieder van leasefietsen. Van de 600 medewerkers maken er nu al 85 gebruik van het leasefietsplan, vertelt ze. “We hebben eerst het fietsgedrag onderzocht en een businesscase gemaakt en toen zijn we vrij snel van start gegaan. Voor ons was fietsen voor woon-werkverkeer niet het enige doel, wij wilden dat mensen gewoon méér gingen fietsen, dus ook privé. Sommige mensen hebben een racefiets of mountainbike aangeschaft voor recreatief gebruik. We merken dat het leeft: er is mond-tot-mondreclame en er zijn al clubjes mannen die met elkaar gaan fietsen.”

Volgens Brandt was de businesscase maken en mensen enthousiasmeren het makkelijke deel van het proces. “Het verwerken van alle administratie was lastiger: hoe borgen we dat wat we aanbieden, zonder dat we dingen weggeven die we niet mogen weggeven?” Met medewerkers heeft het bedrijf een overeenkomst over hoeveel dagen per week ze gemiddeld met de fiets komen, op basis daarvan wordt de fiscaliteit verwerkt.

Tools en aanbestedingen

In de chat vraagt iemand naar tools die daarbij kunnen ondersteunen. Aarts van Breikers noemt een aantal apps die reisgedrag kunnen registeren: Toogethr, Fynch, Shuttel en Reisbalans. Deze kun je doorgaans ook koppelen aan de salarisadministratie, al moet je wel rekening houden met de AVG. Een andere vraag uit het publiek gaat over de aanbestedingsregels. Voor een leasefietsplan gelden de normale aanbestedingsnormen weet Danhof. “Als je het hebt over e-bikes wordt het dus vanaf 70 tot 80 fietsen een aanbesteding.”

De presentatie van de sessie vind je hier.

Ook aanhaken bij de fietsbeweging?

Wil je meer weten over het initiatief Green Deal Fiets? Klik dan hier. Of neem contact op met Richard Hoving, Lead Mobiliteit.