Quickstart facilitair inkopen met impact

De meeste partijen starten niet vanaf nul. Veel partijen in ons netwerk zijn al actief met duurzaam en socialer inkopen, en vaak zelfs koploper. Zie bijvoorbeeld onderstaand lijstje met initiatieven:

• Alliander kiest voor circulaire veiligheidskleding
• Hotels in Amsterdam kopen circulair linnengoed en wasdiensten in, als onderdeel van een breder pakket aan circulaire maatregelen.
• De Hogeschool van Amsterdam en de Universiteit van Amsterdam kiezen voor slimme en schone bevoorrading van hun vestigingen via een logistieke hub.
• Ook de Amsterdamse Zorginstelling Cordaan onderneemt stappen om de bevoorrading van haar 140 locaties te verduurzamen en optimaliseren.
• Circulaire bewegwijzering door deelregio Gooi en Vechtstreek.

Wat bedoelen we met impact?

Bij het Board-initiatief Inkopen met Impact hebben we aandacht voor de impact op energie, levering en materialen. Dat geeft niet alleen een milieu-impact, maar levert ons ook een prettigere leefomgeving en regionale banen op. Dit verstaan we onder de drie onderdelen:

• Energie: minder energiegebruik, groene energie, slim gebruik van energie. Dit levert een lagere CO₂-uitstoot op en een efficiënter gebruik van netwerken en apparaten.
• Levering: minder kilometers, slim bundelen en een betere belading, schone voertuigen, kortere ketens. Dit levert een lagere CO₂-uitstoot op, een betere luchtkwaliteit, minder congestie, een lagere bezetting van parkeerplaatsen, een efficiënter gebruik van infrastructuur.
• Materialen: minder materiaal gebruiken, materialen langer gebruiken, geen schadelijke materialen gebruiken, efficiënt omgaan met schaarse materialen, sluiten van materiaalketens. Dit levert minder CO₂-uitstoot op, minder uitputting van schaarse materialen, en een gezondere omgeving.

We starten met de duurzame kant, in de loop van 2021 verkennen we of we ook sociale impact kunnen maken, bijvoorbeeld op banen voor mensen met afstand tot de arbeidsmarkt. En hoe we met inkopen het digitaal vertrouwen kunnen vergroten, bijvoorbeeld via goede afspraken over (persoonlijke) data.

Bespaart anders inkopen ook kosten, of is het duurder?

In sommige gevallen is dat direct duidelijk, minder energie of materialen verbruiken heeft direct een positieve impact op de kosten. Maar bij veel facilitaire producten of diensten is dat minder helder. De businesscase is sneller sluitend als niet alleen aanschafkosten, maar ook onderhouds-, reparatie- en vervangingskosten worden meegenomen. Oftewel de Life Cycle Costs afgekort als LCC. Het zijn vaak verschillende afdelingen die deze potjes beheren en erover beslissen. Soepel op basis van LCC werken, vraagt om een andere manier van organiseren.

Pianoo maakte deze handreiking voor overheden die op LCC-basis willen gunnen. Zij zijn boven drempelbedragen gebonden aan Europese aanbestedingsregels. De regels laten ook ruimte om hierin externe milieukosten en maatschappelijke kosten mee te nemen.

Voor het bepalen van externaliteiten, maatschappelijke kosten, zijn diverse methodes, zoals True Pricing. Simpel gezegd: True Pricing start bij de Rechten van de Mens en berekent voor een product in hoeverre deze geschonden worden. Circl schreef hierover een bondig blog, met een mooi voorbeeld van Tony Chocolonely.

Bij veel duurzamere producten en diensten zie je dat partijen intensiever met elkaar samenwerken. Soms zelfs zo dat ze gezamenlijke businesscases maken. Dit kan een antwoord zijn om split incentives op te lossen. Dat is niet eenvoudig, laat deze afstudeerder zien die onderzoek deed naar de verduurzaming van kantoren.

En last but not least. Door niet alleen inkopen, maar ook leasen, huren, lenen of delen met Impact te overwegen stimuleren we leveranciers om hun producten een langere levensduur te geven en te zorgen voor makkelijk onderhoud en eenvoudige reparaties. Thomas Rau ging hier in een van de MRA University colleges op in. In 2015 sprak hij al bij Tegenlicht over het einde van bezit.

Laten we nog even teruggaan naar energie, levering en materialen

Bij energie gaat het niet alleen om het terugdringen van energiegebruik en het inkopen van groene stroom, het gaat ook om het afstemmen van vraag en aanbod, energieopslag en het afbouwen van fossiele brandstoffen, zoals aardgas. We schreven hierover al eerder een artikel op Insights.
Voor materialen helpt de R-ladder (Utrecht Institute for Sustainability, Jacqueline Cramer) helpt om keuzes te maken. Hoe hoger op de ladder, hoe beter. In 2018 hebben de overheden in de Metropool Amsterdam een Roadmap Circulair Inkopen opgesteld. Deze wordt in 2020 herschreven zodat deze juist ook voor het bedrijfsleven bruikbaar is, de link hiervan volgt snel.

Bij leveren richten we ons vooral op de last mile. Op schone voertuigen die passen bij de maat van de plek waar ze wat afgeven. Dus geen grote vrachtwagens de krappe binnenstad in, maar bijvoorbeeld e-cargobikes of elektrische boten die vanaf een hub vrachtjes gebundeld meenemen. Dit geeft minder congestie en parkeerdruk, en zorgt lokaal voor een schonere en dus gezondere lucht. Ook kortere ketens zijn een manier om het aantal kilometers terug te brengen en partijen een eerlijke prijs te geven voor hun product. Barbara Baarsma, Boardlid en directievoorzitter Rabobank Amsterdam vertelt in dit college gepassioneerd over kortere voedselketens. Door bewust om te gaan met inkopen en voor levering de juiste informatie te vragen, voorkom je bovendien dat producten toch retour moeten. Tegenlicht maakte onlangs een uitzending over retour zenden (2020) door consumenten.
Zowel bij energie, materialen als leveringen helpen data om verder te komen. Zo helpt een materialenpaspoort om beter zicht te houden op welke materialen in een gebouw of product verwerkt zijn, zodat ze later ook beter een nieuw leven kunnen krijgen. En door data te delen kan worden voorkomen dat vrachtwagens halfvol rondrijden.

Hoe kun je duurzaam gedrag uitlokken bij je medewerkers?

Volgens Reint-Jan Rekes, lector HVA Psychologie van de duurzame stad, willen de meeste mensen wel duurzamer gaan werken, maar hebben ze hierbij wel hulp nodig. Is de vleeskroket of juist de lokale seizoensgroentesalade het aantrekkelijkst gepresenteerd? Gaat het licht in niet gebruikte kamers automatisch uit of moet elke lamp met de hand uitgeschakeld worden? Accepteren medewerkers dat kantoorartikelen maar eens per week geleverd worden? Weten ze eigenlijk wel dat de schoonmaak met biologisch afbreekbare producten gebeurt? Staan medewerkers achter de keuze om een kapotte bureaustoel niet te vervangen maar te repareren? En krijgen ze de kans om hun ideeën in te brengen en uit te voeren, zoals bijvoorbeeld de enthousiaste studenten van de UVA Green Office?  Allemaal elementen waarmee organisaties snel en laagdrempelig aan de slag kunnen.

Bronnen en inspiratie

Tot slot wijzen we graag naar een aantal partijen die al heel veel informatie hebben verzameld over inkopen en duurzaam ondernemen. 

PIANOo is het expertisecentrum Aanbesteden van het ministerie van Economische Zaken en Klimaat, biedt informatie, advies, instrumenten en praktische tips aan iedereen die zich in de publieke sector bezighoudt met het inkopen en aanbesteden van werken, leveringen en diensten. 

Nevi is hét kennisnetwerk voor inkoop, contract- en supply management. Zij zetten zich in om het inkoopvak naar een hoger niveau te brengen voor het individu, organisaties én de maatschappij.

MVO Nederland is de beweging van ondernemers in de nieuwe economie. We vormen een netwerk van partners dat samen innoveert en implementeert om de nieuwe economie te bereiken. MVO Nederland is ook de trekker van de Green Deal Circulair Inkopen. Binnenkort start de 3^e ronde.

Versnellingshuis Nederland circulair! is een partnerschap tussen MVO Nederland, het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat (IenW), VNO-NCW, MKB Nederland, Nederland Circulair! en RVO. Nederland circulair! biedt dit online community-platform. Doel van het Versnellingshuis is circulair ondernemen te stimuleren – en daarmee de circulaire economie (ce). Het Versnellingshuis helpt het bedrijfsleven ook met praktische ondersteuning en handige tools om circulairder te worden.

Holland Circular Hotspot is een publiek-privaat platform waar de Nederlandse circulaire economie stakeholders, waaronder overheden, kennisinstellingen en bedrijven, intensief en internationaal samenwerken en kennis uitwisselen, met als doel ondernemerschap in de circulaire economie te stimuleren.

Het Rijk heeft in 2019 een rijksstrategie Inkopen met Impact ontwikkeld.

Welke informatie- en inspiratiebronnen gebruik jij als het om Facilitair Inkopen met Impact gaat? Laat het ons weten, dan kunnen we ze toevoegen.

Binnenkort vind je op Insights ook een Quickstart Werkkleding – Inkopen met Impact en een Quickstart ICT – Inkopen met Impact.