Quickstart: verantwoorde data-oplossingen inkopen: hoe doe je dat?

We digitaliseren steeds meer en data lijkt wel overal en niet te vermijden. En zoals de Waag Society, een  organisatie die pleit voor eerlijke, inclusieve en open omgaan met technologie, stelt: technologie is een ijsberg waarvan je slechts het topje ziet. Ook jouw organisatie drijft op data. Denk aan de personeels- en klantdata, of de data van gebouwen, machines en productieprocessen. Of als we focussen op facilitaire data, die van slimme apparaten (IoT), smart buildings, toegangspoortjes, parkeerdiensten, of de data van afval, onderhoud en catering. Niet alleen de data in je eigen systemen, maar ook in die van leveranciers.

Verantwoord omgaan met data aan de hand van 6 waarden

In 2018 is door een groep betrokken professionals het Tada Manifest opgesteld. Met elkaar hebben ze zes waarden uitgewerkt, die van belang zijn voor een verantwoorde data-maatschappij. Nu drie jaar later, zijn er steeds meer partijen die deze waarden omarmen en in de praktijk brengen. Iedere organisatie geeft daar een eigen invulling aan, en daarmee een eigen kleur.

Waarop zou je impact willen/kunnen maken?

Kies de waarden, de data en de aanpak die voor jouw organisatie relevant zijn.

Welke waarden zijn voor jullie werk nu echt van belang? Wat vraagt de omgeving van je? Zijn er normen waaraan je moet voldoen? Is het iets waarmee je naar buiten treedt in marketing of PR? En is überhaupt wel goed in beeld welke data jouw organisatie op welke manier verzamelt, gebruikt of verhandelt?

Ga je met verantwoorde data aan de slag, dan merk je al snel dat data verweven zit in de hele organisatie. Van de frontdesk tot het Management Team. Wil je andere keuzes maken, dan heeft dat invloed op veel van je collega’s. In vergelijkbare trajecten zien we dat het enorm helpt als de top van de organisatie pal achter de Tada-waarden gaat staan en dit onderdeel maakt van het organisatiebeleid. Een goed voorbeeld daarvan is de datastrategie van de gemeente Amsterdam. Maar alleen beleid werkt niet,  je zal de expertise van de betrokken collega’s  en gebruikers in moeten zetten om samen de beste oplossingen te vinden.

Je hoeft daarbij niet direct groots en meeslepend aan de slag. Begin klein. Door bijvoorbeeld te focussen op facilitaire data kan je meters maken zonder direct het primaire proces van je organisatie in te hoeven duiken. Zo doe je ervaring en kennis op in de luwte. Groot voordeel is dat facilitaire diensten en producten vaak heel zichtbaar zijn voor collega’s en bezoekers. Als je de bijbehorende datakeuzes ook zichtbaar kan maken, dan werk je gelijk aan bewustwording. Je zou bijvoorbeeld informatie kunnen delen over databewuste thuiswerktools en alternatieven voor veel gebruikte software.

Maar hoe doe je dat dan in de praktijk?

Bij het aanschaffen van (gebruiksrechten voor) software, tools, apps en diensten kan je op zoek gaan naar tech-oplossingen die zo goed mogelijk rekening houden met deze waarden.

We verzamelden bij elk van de 6 Tada-waarden één of meer interessante voorbeelden.

1. Inclusiviteit – Bij deze waarde draait het erom dat er rekening wordt gehouden met verschillen tussen individuen en groepen, zonder de gelijkwaardigheid uit het oog te verliezen. Zo kiest Fairbnb ervoor dat overnachtingsplekken ook aangeboden en geboekt kunnen worden door mensen zonder social media-profielen. Dit zelfde geldt ook voor Public Roam. Een telefoon is genoeg. Het kan er ook om gaan dat verschillende groepen en individuen op een goede manier betrokken worden bij keuzes.

2. Zeggenschap – Bij deze waarde gaat het erom dat data de mens dienen en dat we zelf kunnen vormgeven hoe dat onze behoeften en ontwikkeling ondersteunt. Zo hebben de Volksbank en Schluss samen een oplossing gemaakt waarbij klanten zelf de macht houden over hun eigen data blijven bij een hypotheekaanvraag.

3. Menselijke maat – Het recht op een schone digitale lei, het recht om vergeten te worden en de mens die het laatste woord heeft. Daar draait het om als je inzet op deze waarde. Zo kan je met IRMA alleen die data delen die echt nodig is. Want waarom zou bijvoorbeeld je je complete geboortedatum moeten delen, alleen voor een check of je 16 plus bent? En denkt AMS Institute na over een meer menselijke scanauto – die de efficiency van technologie combineert met de toegankelijkheid van een ouderwetse parkeerwacht, zodat je bijvoorbeeld voor even uitladen niet direct een bon krijgt.

4. Legitiem en gecontroleerd – datatechnologie raakt ook de samenleving en bijvoorbeeld publieke ruimtes. Deze waarde gaat erover dat bewoners en gebruikers daar zeggenschap over houden. Public Roam, waarmee je met één account de wifi kan gebruiken bij tal van publieke voorzieningen zoals de bibliotheek, doet dat bijvoorbeeld via leesbare gebruiksvoorwaarden, het voorkomen van tracking en het niet opbouwen van profielen. Voor het delen van data tussen organisaties zijn al verschillende oplossingen, AMdEX bouwt nu aan een betrouwbare data-infrastructuur zodat niet elke organisatie het wiel zelf hoeft uit te vinden.

5. Open & Transparant – Kunnen jouw medewerkers, gebruikers en klanten snel erachter komen welke data er over hen verzameld worden en hoe deze gebruikt worden? Deze waarde stelt dat je daar open en transparant in moet zijn. Zo kan je op de website van de Gemeente Amsterdam vinden welke algoritmen met welk doel gebruikt worden en welke databronnen daarvoor worden ingezet. Ook vind je daar waar slimme apparaten hangen in de stad. AMS Institute stelt zich de vraag of niet zichtbaarder kan zijn welke straatcamera’s aan staan, maar ook hoe transparanter kan zijn welke elektrische auto als eerste wordt opgeladen.

6. Van iedereen, voor iedereen – de laatste waarde geeft aan dat data die verzameld wordt in de publieke ruimte, niet het eigendom van de verzamelende partij zijn, maar juist van en voor iedereen. Daarom deelt bijvoorbeeld de gemeente Haarlem of Amsterdam allerlei datasets en datakaarten En kunnen bezoekers via apps en schermen zien of er op een warme zomerdag nog een plekje op het gras van het populaire Marineterrein te vinden is. Internationaal delen steden hun kennis en ervaring over dit soort digitale rechten.

Verschillend startpunt, toch aan de slag

Niet elke organisatie start op hetzelfde punt, als het gaat om verantwoorde data. Het is goed om te bepalen waar jouw organisatie ongeveer staat en welke ambitie ze heeft. Dat maakt het makkelijker om keuzes te maken.

Basis – Verantwoorde data is (nog) geen speerpunt van je organisatie. Verantwoordelijkheden zijn (nog) niet helder belegd en het beleid hierover staat nog in de kinderschoenen. Er zijn niet meer dan een paar pilots gedaan. Er is behoefte om met verantwoorde data te starten, maar nog niet alle collega’s zijn overtuigd.

Gevorderd – Je organisatie heeft al wat ervaring opgedaan met verantwoorde dataprojecten. Bepaalde groepen mensen in je organisatie zijn nieuwsgierig en enthousiast, maar nog niet iedereen is ermee bekend. Het is tijd om deze losse kennis en ervaring bij elkaar te brengen, te structureren en te verankeren in beleid en projecten meer te integreren, zodat een professionaliseringsslag mogelijk wordt.

Excellent – Verantwoorde data zit in de genen van je organisatie en is een belangrijk speerpunt. Er is een hoge ambitie en een helder beleid opgesteld. Dit beleid wordt van werkvloer tot directie gedragen. Je organisatie heeft relatief veel kennis en ervaring opgedaan in verantwoorde dataprojecten. Daarom kan jouw organisatie zich als koploper opstellen en meewerken aan het ontwikkelen van de ethische techmarkt. Onder andere door mee te doen aan het publieke debat. Anderen komen vaak bij u voor goede voorbeelden of advies. Om koploper te blijven is continue verbetering gewenst.

Bij elk van deze startpunten kan je topdown (vanuit visie, strategie en beleid) en bottom-up (vanuit projecten en oplossingen) aan de slag. Idealiter breng je beide bewegingen bij elkaar en versterken deze elkaar.

De gemeente Amsterdam heeft in 2018 in het coalitie-akkoord de ambitie uitgesproken om te gaan werken volgens de Tada-principes. In 2021 lanceerden zij als eerste publieke partij in Nederland een datastrategie die hierop gebaseerd is. Om zover te komen hebben in de jaren ertussen veel medewerkers meegedaan aan workshops en zijn pilots gedaan. Hierdoor steeg de bewustwording, kwamen dilemma’s en oplossingen uit de praktijk in beeld en ontstond draagvlak voor een databewuste gemeente. Ook de Volksbank heeft een visie op verantwoorde data opgesteld. En de rijksoverheid heeft een toolbox gemaakt met allerlei hulpmiddelen voor ethisch verantwoord innoveren.

Hoe je met inkoop het verschil maakt

Inkopen van nieuwe software, techdiensten of techproducten is een belangrijk moment. Dan worden keuzes in de praktijk gebracht.

Vanuit het inkoopteam kan je – samen met anderen in je organisatie – kennis over ethische tech verzamelen. Welke oplossingen zijn er? Hoever is de markt? Welke partijen hebben al ervaring opgedaan met deze oplossingen? Dit kan je bijvoorbeeld doen door events te bezoeken of nieuwsbrieven te volgen, maar ook door informatie uit eigen projecten verzamelen. Wat zijn de do’s en don’ts?

Een handige ordening die je kan aanhouden is die tussen waarden (wat vind je belangrijk?), normen (de wetten en verwachtingen waaraan je moet voldoen) en ontwerpvereisten (waaraan je een concrete oplossing kan toetsen). Denk bijvoorbeeld aan de waarde privacy, de norm privacy by design en de ontwerpeis dat een toegangspoortje wel telt hoeveel mensen binnen zijn, maar niet bijhoudt wie dat zijn. Dit noem je een waardenhiërarchie.

Een inkooptraject start natuurlijk met het intern scherp krijgen welke databehoefte er precies is. Welke data heeft je organisatie op welk moment nodig? Moet dit eigenlijk bewaard worden? En waarom dan en hoe lang? Welke collega’s hebben toegang nodig? Wordt de data met derden gedeeld? Zijn er wettelijke eisen die van belang zijn? Om wat voor soort data gaat het eigenlijk? Is privacy van belang? En kan het ook een onsje minder? Maar ook de vraag hoe de organisatie de wens voor ethische tech afweegt tegen andere waarden: bijvoorbeeld financiën, garanties of gebruiksgemak.

Als je dit goed in kaart hebt, kan je informatie vragen aan potentiele leveranciers. Zo weet je in elk geval wat je in huis haalt en kan je hierover transparant zijn naar collega’s en de buitenwereld. Ook kan je zorgen dat het product optimaal gebruikt wordt. Bijvoorbeeld door slim gebruik te maken van instellingen.

Als je al beter weet wat er nodig en mogelijk is, kan je eisen stellen en zo het beste passende product inkopen dat er voorhanden is. Op deze manier schuif je je budget van minder naar meer verantwoorde oplossingen en stimuleer je de markt. Hierbij kan je wellicht de criteria voor Responsible AI Procurement uit deze whitepaper gebruiken als voorbeeld.

Het kan ook zijn dat wat jij nodig hebt, nog niet kant en klaar beschikbaar is. In dat geval kan je kiezen om een pilot te draaien, mee te doen aan (wetenschappelijk) onderzoek of als launching customer meehelpen om een product of dienst door te ontwikkelen.

In al deze gevallen kan je kiezen voor verantwoordere oplossingen van je vertrouwde leverancier – zodat partijen waarmee je al lang werkt de ruimte krijgen om verantwoorder te gaan werken – Of juist op zoek gaan naar partijen met betere oplossingen – waarmee je hen een kans geeft om te groeien.

Vaak kan je ook kiezen voor ‘as a service’ oplossingen. Dan vraag je functioneel uit en ligt de verantwoordelijkheid voor alles achter de schermen bij (een keten van) leveranciers. Ook de manier waarop er met data wordt omgegaan. Ook dan kan je als klant, eindgebruiker of opdrachtgever informatie vragen, eisen stellen of meehelpen zo’n service uit te ontwikkelen.

Wat te doen bij kinderziektes?

De markt van verantwoorde data-oplossingen is nog volop in ontwikkeling. Er zijn nog niet veel uitontwikkelde producten en diensten op de markt. Dat betekent dat je nog tegen kinderziektes kan aanlopen. Maar hoe meer inkopers toch besluiten om voor verantwoorde data-diensten en producten te kiezen, hoe beter deze zullen worden. Je kan zelf bijdragen aan de ontwikkeling.

Kinderziektes die wij de afgelopen periode gehoord hebben, zijn onder andere dat sommige oplossingen minder stabiel draaien, dat gebruiksvriendelijkheid nog niet optimaal is, een minder geavanceerde look and feel hebben of dat de integratie met andere techdiensten relatief veel aandacht vraagt. Ook is de aanschaf- of gebruiksprijs soms hoger. Bijvoorbeeld deze review uit 2019 van Fairphone laat dat goed zien.

Nu je weet dat je dit kan tegen komen, kan je ook een plan bedenken hoe hiermee om te gaan. Een gewaarschuwd mens telt immers voor twee. Dat kan bijvoorbeeld door met de leveranciers afspraken te maken over verbeteringen en de termijn waarop deze plaatsvinden. Door samen te werken aan deze verbeteringen, kom je sneller verder. Je kan bijvoorbeeld samen een goede monitoring opzetten, of een intern gebruikersonderzoek doen.

Een andere strategie om om te gaan met kinderziektes kan zijn om goed uit te leggen aan collega’s en gebruikers waarom je desondanks voor deze oplossingen kiest. Naast een morele verantwoordelijkheid kan je dan ook wijzen op andere organisatievoordelen. Je zou bijvoorbeeld de communicatiecollega’s kunnen vragen om ethische tech op te nemen in het marketingbeleid. Of laten zien hoe ethische keuzes de kwetsbaarheden en risico’s van je organisatie verlagen. Als er geen onnodige data worden opgeslagen, heeft een datalek minder grote gevolgen. En door gebruik te maken van oplossingen waar de klant of de gebruiker zelf verantwoordelijk is en baat heeft bij up-to-date data, hoef je hier minder effort op te zetten. Dat scheelt ook nog eens geld.

Dit soort kinderziektes klinken natuurlijk heftig, en we kunnen ons voorstellen dat je twijfelt of je deze weg wel moet inslaan en of je daar wel klaar voor bent als organisatie. Toch is de keuze wat ons betreft helder. De kinderziektes zijn op termijn en met een goed plan op te lossen, terwijl wij er echt van overtuigd zijn dat producten en diensten die géén gebruik maken van Tada-waarden uiteindelijk voor medewerkers, klanten en maatschappij niet meer acceptabel zullen zijn. Je kan hier meer over lezen in het vrij beschikbare boek ‘Data Ethics – the new competitive advantage’.

Doe mee met Tada, deel en leer met andere inkoopteams

Ben je overtuigd? Onderteken dan het Tada-manifest. Je laat dan zien dat je deze zes belangrijke waarden onderschrijft en wordt dan automatisch op de hoogte gehouden van nieuwe ontwikkelingen en onze events. Je kunt er ook voor kiezen om eerst wat meer te weten te komen door een Tada–workshop  voor jou en je collega’s te plannen of ons je vragen of ideeën te mailen.

Voor het verduurzamen van je ICT-hardware kun je je aansluiten bij ons LEAP-programma, en onze Quickstart Duurzame ICT lezen.

Heb je suggesties voor aanvullingen of verbeteringen voor deze Quickstart? Of zou je willen meedoen in een Inkopers-werkgroep Verantwoord Data? Mail dan naar InkopenmetImpact@amecboard.com.